Submissions
Submission Preparation Checklist
All submissions must meet the following requirements.
- This submission meets the requirements outlined in the Author Guidelines.
- This submission has not been previously published, nor is it before another journal for consideration.
- All references have been checked for accuracy and completeness.
- All tables and figures have been numbered and labeled.
- Permission has been obtained to publish all photos, datasets and other material provided with this submission.
Artikel
Standard-RubrikenrichtliniePrivacy Statement
Information zum Datenschutz gem. Art 13 DSGVO
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig, weshalb wir Sie an dieser Stelle gerne informieren, zu welchem Zweck die Universität Ihre Daten erhebt, speichert oder weiterleitet. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Ihnen bezüglicher Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.
1. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die
Universität Ulm
Helmholtzstr. 16
89081 Ulm
Telefon +49 (0)731/50-10
Telefax +49 (0)731/50-22038
Die Universität Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, die durch den Präsidenten (praesident(at)uni-ulm.de) oder durch den Kanzler (kanzler(at)uni-ulm.de) vertreten wird.
Bei Fragen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an dsb(at)uni-ulm.de oder an datenschutz(at)uni-ulm.de oder senden Sie einen Brief mit dem Zusatz "Datenschutzbeauftragte" an die o. g. Adresse.
2. Umfang der Datenverarbeitung
2.1 Allgemeines
Die Universität Ulm stellt die Open-Source-Software Open Journals Systems (OJS) des Public Knowledge Project (PKP) zum Hosting von Open-Access-Zeitschriften zur Verfügung. Sie dient den Mitgliedern und Angehörigen der Universität und externen Nutzenden zu Organisation und Durchführung des Begutachtungsverfahren sowie der Veröffentlichung von wissenschaftlichen Periodika. Zudem gibt das Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) der Universität Ulm teilweise selbst Zeitschriften heraus. Die über OJS veröffentlichten Inhalte sind weltweit kostenfrei zugänglich und werden durch Nachweis auf dem Open-Access-Repositorium der Universität Ulm und der Technischen Hochschule Ulm (OPARU), ggfs. in einem Nachfolgesystem für mindestens 5 Jahre öffentlich zugänglich gemacht und anschließend in diesem System archieviert. Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit der Dienstleistung zur Herausgabe von Schriftenreihen und Zeitschriften (Service Publikationsmanagement) am kiz verarbeitet.
2.2 Datenkategorien, Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Es werden die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
| Datenkategorie | Art der Verarbeitung / Zweck | Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung |
|---|---|---|
| Account, Registrierung & Anmeldung | ||
| 1) OJS-Account: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Institution, Land (Standort der Institution) | Einreichung einer Veröffentlichung, Abonnieren eines Informationsdienstes, systeminterne Berechtigungen | -Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO. |
| 2) Erfasste Logdaten (IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Land, Ländercode, Uhrzeit) | Fehlersuche, Statistik (Die Ergebnisse der Verarbeitung zu statistischen Zwecken bestehen aus aggregierten Daten, die keine Rückschlüsse auf bestimmte Personen zulassen) | |
| 3) Log-in-Daten: Benutzername, Passwort | Autorisierung, Authentifizierung | |
| Erfasste Metadaten im Veröffentlichungsprozess | ||
| 4) Metadaten zur Provenienz: Anwenderdaten (E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Institution, Land (Standort der Institution)), Zeitstempel bei Übergaben im Veröffentlichungsprozess (z.B. Übergabe des Manuskripts an die Gutachtenden) | Speicherung in den öffentlichen Metadaten eines Items zur Dokumentation. Die Metadaten zu Land (Standort der Institution) und Zeitstempel werden nicht öffentlich gespeichert. |
-Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO. -Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. - Für die Weiterverarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken oder zu statistischen Zwecken gilt Art.89 Abs.1 i.V.m. Art. 5 Abs. 1 lit. b. DSGVO. |
| 5) Metadaten zu beteiligten Personen und deren Affiliation (Universitäre bzw. Forschungseinrichtung, Institut, E-Mailadresse) | Speicherung in den öffentlichen Metadaten eines Items | |
| 6) Metadaten zu Förderinformationen (z.B. Mittelgeber, Förderlinien, Projektinformationen etc.) | Speicherung in den öffentlichen Metadaten eines Items Zusammenführen von persönlichen Förderkürzeln bei der DFG und den dazugehörigen Projektnummern | |
| Such- und Stöberfunktionen (z.B. Stichworte, Trefferliste) auf der Webseite | ||
| 7) Veröffentlichungen mit beschreibenden Metadaten und veröffentlichten Dateien | Abbildung der Journale und einzelner Personen, Organisationseinheiten, Projekte | - Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO. - Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. |
3. Speicherung Ihrer Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie es jeweils für die unter 2. genannten Zwecke erforderlich ist. Die Daten werden spätestens zu den unter 2.2. in der Tabelle genannten Löschfristen gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen.
Gem. § 10 Abs.2 s.1 LDSG besteht die Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO nicht, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass durch eine Löschung schutzwürdige Interessen der betroffenen Person beeinträchtigt würden.
So ein schutzwürdiges Interesse der betroffenen Person ergibt sich z.B. aus dem § 13 UrhG. Der Urheber hat einen Anspruch auf Anerkennung seiner Urheberschaft. Dazu gehört das Recht auf Namensnennung, wonach der Urheber verlangen darf, dass sein Name im Zusammenhang mit Verwendungen des Werkes genannt wird. Er darf außerdem verlangen, dass erwähnt wird, in welcher Hinsicht er bei der Schaffung des Werkes mitgewirkt hat (z.B. als Autor oder Entwickler). Sind mehrere Urheber an der Schaffung des Werks beteiligt, steht jedem ein Namensnennungsrecht zu.
Folgende Löschfristen sind anzuwenden:
| Datenkategorien | Löschfrist |
|---|---|
| Account, Registrierung & Anmeldung | |
| 1) OJS-Account: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Institution, Land (Standort der Institution) | Auf Anfrage eines Nutzers wird dessen OJS-Account gelöscht. Nutzerkonten werden spätestens 6 Monate nach Erlöschen der Nutzungsberechtigung im System gelöscht, es sei denn, Aufbewahrungsvorschriften erfordern eine längere Speicherung der Inhalte und Daten oder die längere Speicherung ist zur Sicherung und Durchsetzung von Forderungen erforderlich. Eine Verletzung der Nutzungsbedingungen der Universität Ulm kann unter Umständen auch zur Löschung des Nutzerkontos führen. |
| 2) Erfasste Logdaten (IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Land, Ländercode, Uhrzeit) | Zur Erstellung von Nutzungsstatistiken werden IP-Adressen pseudonymisiert erfasst. Die Pseudonymisierung erfolgt durch Hashing mittels eines täglich wechselnden Salt-Werts. Da der Salt-Wert nicht archiviert wird, ist eine Rückverfolgung auf die ursprüngliche IP-Adresse bereits ab dem Folgetag technisch ausgeschlossen. Eine Identifizierung einzelner Personen ist damit dauerhaft nicht möglich. Ab diesem Zeitpunkt gelten die IP-Adressen als anonym. Eine nachträgliche Rekonstruktion der ursprünglichen IP-Adressen ist dann technisch nicht mehr möglich. Die Webserverlogs und OJS-Applikations-Files werden nach 7 Tagen gelöscht. |
| 3) Log-in-Daten: Benutzername, Passwort | Auf Anfrage eines Nutzers wird dessen OJS-Account gelöscht. |
| Erfasste Metadaten im Veröffentlichungsprozess | |
| 4) Metadaten zur Provenienz: Anwenderdaten (E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Institution, Land (Standort der Institution)), Zeitstempel bei Übergaben im Veröffentlichungsprozess (z.B. Übergabe des Manuskripts an die Gutachtenden) |
Diese werden für mindestens 5 Jahre öffentlich zugänglich gehalten und für mindestens 10 Jahre archiviert. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum der Herstellung des öffentlichen Zugangs. Die Löschung erfolgt nur dann, soweit durch die Löschung keine schutzwürdigen Interessen der Nutzenden beeinträchtigt werden. Dazu gehört z.B. das urheberechtlich geschützte Recht auf Namensnennung (Urheberschaft gem. § 13 UrhG). Die Metadaten zu Land (Standort der Institution) und Zeitstempel werden nicht öffentlich gespeichert. |
| 5) Metadaten zu beteiligten Personen und deren Affiliation (Universitäre bzw. Forschungseinrichtung, Institut, E-Mailadresse) |
Korrekturen möglich s.o. Ziff. 4 |
| 6) Metadaten zu Förderinformationen (z.B. Mittelgeber, Förderlinien, Projektinformationen etc.) |
Korrekturen möglich s.o. Ziff. 4 |
| Such- und Stöberfunktionen (z.B. Stichworte, Trefferliste) auf der Webseite | |
| 7) Veröffentlichungen mit beschreibenden Metadaten und veröffentlichten Dateien | Veröffentlichungen werden nur in Ausnahmefällen zurückgezogen. Ein solcher Ausnahmefall wäre z.B. eine uns gemeldete Urheberrechtsverletzung. Das Item bleibt dabei im System erhalten, ist jedoch für die Öffentlichkeit nicht mehr zugänglich. In der Redaktionsansicht bleiben die Artikel weiterhin sichtbar. |
4. Empfänger Ihrer Daten
Die Software OJS dient zum Hosting von Open-Access-Zeitschriften. Für die Hosting sowie Verwaltung von Open-Access-Zeitschriften sind das kiz der Universität Ulm zuständig. Im Rahmen der unter 2. genannten Zwecke werden Ihre Daten nur von Mitarbeiter des kiz verarbeitet. Eine universitätsinterne Weiterleitung findet nicht statt. Durch die Software OJS werden personenbezogene Daten erfasst, die an folgende externen Datenempfänger (Dritte) zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden:
- Deutsche Nationalbibliothek (DNB): Bei Veröffentlichungen mit Dateien über das OJS werden die Metadaten (erste Kategorie) und die hochgeladenen Dateien der Veröffentlichung an die Deutsche Nationalbibliothek abgeliefert. Die Übermittlung erfolgt aufgrund des Pflichtexemplargesetzes der DNB.
- DataCite / TIB DOI Konsortium: Bei Veröffentlichungen mit Dateien über eine Instanz von OJS Univ. Ulm werden die Metadaten der Veröffentlichung an DataCite übermittelt, um einen Digital Object Identifier (DOI) für diese Veröffentlichung zu beziehen. Der DOI dient zur eindeutigen Identifizierung und Zitierung der Veröffentlichung und ist wissenschaftlicher Standard.
- Badische Landesbibliothek (BLB) und Württembergische Landesbibliothek (WLB). Digitale Überlieferung von Metadaten und Anhängen aufgrund des Pflichtexemplargesetzes.
Gemeinfreie Metadaten (CC0):
Veröffentlichte Metadaten und veröffentlichte Dateien sind über die Webseite der jeweiligen Zeitschrift oder über Standard-Schnittstellen (z.B. OAI-PMH, REST-AP) weltweit kostenfrei abrufbar.
Die über die Schnittstellen verfügbar gemachten Metadaten werden, mit Ausnahme des Abstracts, für Dritte unter einer CC0 Lizenz bereitgestellt (gemeinfreie Metadaten). Von den Daten aus der Tabelle unter 2.2. gehören folgende dazu: 5), 6), 7). OAI-PMH-Harvester dieser gemeinfreien Metadaten sind beispielsweise OpenAIRE.
Über die in der Software Open Journal Systems (OJS) standardmäßig verfügbaren Export-Plugins werden gemeinfreie Metadaten veröffentlichter Beiträge aktiv im Push-Verfahren an externe Dienste übermittelt. Dies betrifft, sofern die jeweiligen Plugins aktiviert sind, die Plattformen Crossref, Directory of Open Access Journals (DOAJ), Open Researcher and Contributor ID (ORCID), Web of Science (WoS).
Die Übermittlung dient der Registrierung, Indexierung und besseren Auffindbarkeit wissenschaftlicher Veröffentlichungen.
5. Ihre Rechte als Betroffener
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
- unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17, 18 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen (Art. 21 DSGVO),
- Ihre Daten an andere von Ihnen bestimmte Stellen übertragen zu lassen (Art. 20 DSGVO). Dazu ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich.
- Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Bitte wenden Sie sich dazu jeweils an folgende Stelle:
Helpdesk (kiz, Universität Ulm), E-Mail: helpdesk@uni-ulm.de
Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg. (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/online-beschwerde/).
